|
Правила документооборота и
технологии обработки информации
1. Общие положения
1.1. Согласно п. 37 ГОСТ 16.487-83 «Делопроизводство и архивное дело» под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
1.2. Настоящие Правила документооборота основаны на Положении Банка России «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» от 5 декабря 2002 года № 205-П.
1.3. Настоящие Правила устанавливают порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов в Банке.
2. Первичные документы
2.1. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные в соответствии с требованиями настоящих Правил.
2.2. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.
2.3. Первичные документы могут создаваться на типовых бланках, бланках типовых межведомственных форм или на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами, ведомствами и, при необходимости, подразделениями Банка. Разработанные Банком формы бланков могут быть утверждены приказом или распоряжением по Банку, а их реквизиты не противоречить требованиям, содержащимся в Законе «О бухгалтерском учете». Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.
2.4. Учет и обработка бухгалтерской документации, составление выходных форм производятся с использованием ЭВМ. При совершении бухгалтерских операций на ЭВМ должно автоматически обеспечиваться одновременное отражение сумм по дебету и кредиту (принцип двойной записи) лицевых счетов и во всех взаимосвязанных регистрах. При этом должны соблюдаться требования Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, Положения Банка России «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях расположенных на территории Российской Федерации» от 5 декабря 2002 года № 205-П, а также настоящих Правил.
Записи в первичных документах должны производится чернилами, шариковой ручкой, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в Архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш.
Документы, служащие основанием для проводок, должны иметь контировку – номера корреспондирующих счетов по дебету и кредиту.
2.8. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
2.9. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, определяется приказом Председателя Правления Банка, Управляющим филиалом или уполномоченными ими лицами.. Должностное лицо Банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции.
Работники Банка, которые подписали расчетно-денежный документ, не имея на то право, отвечают за эти действия в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники Банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими полномочий.
2.10. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы типографским способом или в порядке, установленном Банком России.
2.11. Первичные документы, поступающие в Департамент бухгалтерского учета и контроля, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
2.12. Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы Главному бухгалтеру Банка для принятия решения.
2.13. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: оттиск штампа исполнителя, ответственного за их обработку и его подпись.
3. Учетные документы
3.1. Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в бухгалтерском учете.
3.2. Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования определены инструкциями по бухгалтерскому учету, руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета.
4. Исправление ошибочных записей в первичных документах
4.1. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских) исправляются путем зачеркивания текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
4.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
4.4. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются. Порядок исправления ошибок в банковских документах устанавливается правилами Банка России.
4.5. В лицевых счетах, составленных с использованием компьютерной техники, никаких исправлений не допускается.
4.6. Запрещается производить исправления путем подчисток и поправок сумм.
4.7. Ошибки в записях, выявленные после заключения бухгалтерских ведомостей и составления баланса, должны исправляться обратными записями по тем счетам, по которым сделаны неправильные записи (методом обратного сторно), на основании составляемых исправительных ордеров. Списание со счетов в таких случаях производится без согласия клиентов.
4.8. Исправительные ордера должны составляться в четырех экземплярах, из которых первый экземпляр служит ордером, второй и третий экземпляры являются уведомлениями для клиентов по дебетовой и кредитовой записям, а четвертый экземпляр остается в ордерной книжке. Книжка эта должна храниться у Главного бухгалтера или его заместителя. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами.
4.9. В тексте исправительного ордера указывается, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а если она вызвана заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. При этом на обороте четвертого экземпляра ордера отмечается, по чьей вине допущена ошибочная запись, указывается должность и фамилия исполнителя, а также лица, проконтролировавшего неправильную запись.
Заявления, послужившие основанием для составления исправительных ордеров, должны храниться в документах при ордерах.
4.10. В случаях, когда требуется перенести учет каких-либо операций с одного счета на другой счет либо в другое учреждение банка, то бухгалтерскими проводками перечисляется только остаток счета.
5. Порядок организации документооборота
5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других подразделений Банка, от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив) может быть регламентируется внутрибанковскими нормативными документами. Порядок документооборота включается составной частью в регламенты и порядки выполнения различных банковских операций.
5.2. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
5.3. Контроль за соблюдением исполнения графика документооборота по Департаменту бухгалтерского учета и отчетности осуществляет Главный бухгалтер (его заместитель).
5.4. В соответствии с настоящими Правилами, требования Главного бухгалтера (лица его замещающего) в части порядка оформления операций и представления в Департамент бухгалтерского учета и отчетности необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб Банка.
6. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров
6.1. Первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат обязательной передаче в Архив и хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
6.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в Архив Банка, должны храниться в Департаменте бухгалтерского учета и контроля под ответственностью лиц, уполномоченных Главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
6.3. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
6.4. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для Архива.
6.5. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки Банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (счета, накладные) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. Подсчет документов производится с применением контрольно-кассовых машин, калькуляторов с лентой подсчета или компьютеризированным способом.
Все кассовые документы брошюруются с 5-ти летним сроком хранения. По истечении этого срока, папки кассовых документов расшиваются согласно срокам хранения по определенным счетам и операциям, брошюруются и оформляются с другим (требуемым) сроком хранения. Порядок сшива кассовых документов приведен в Приложении 4 к настоящей Учетной политике.
6.6. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в Архив обеспечивает Главный бухгалтер (лицо его замещающее) Банка.
6.7. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из Департамента бухгалтерского учета и отчетности и из Архива Банка работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению Председателя Правления Банка или лиц, им уполномоченных.
6.8. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у Банка может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством РФ. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу Банка.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица Банка могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
6.9. Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т, д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица Банка могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
6.10. В случае пропажи или гибели первичных документов Председатель Правления Банка назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и Государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается Председателем Правления Банка.
| 
