|
Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере не был отражен. Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени. В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности.
В разделе стандарта, посвященном вопросам проектирования и внедрения систем управления документами, описываются:
· характеристики систем управления документами, основными из которых являются надежность, целостность, соответствие, комплексность, системность и др.;
· процесс проектирования и внедрения системы управления документами и его методология;
· описывается механизм и условия прекращения применения системы управления документами, главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности «документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны», а сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе».
Методология проектирования и внедрения системы управления документами, заложенная в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, проста и логична. Она включает в себя несколько «задач» (этапов), которые допускается выполнять на различных стадиях проектирования и внедрения системы управления документами, «многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами».
Основными «задачами» предлагаемой методологии являются:
· предварительное обследование организации, намеренной внедрить систему управления документами;
· анализ ее деловой деятельности;
· определение требований к документам, подлежащим включению в эту систему;
· оценка систем управления документами, существующих на рынке;
· разработка и внедрение в практику работы организации принципов политики, стандартов, процедур и других документов, обеспечивающих соблюдение требований к документам и правилам документирования;
· проектирование системы управления документами;
· внедрение системы управления документами;
· обследование системы управления документами после внедрения.
| 
